Die Zeit, die du später mit Mahnungen verbringst, entsteht meistens schon beim Schreiben der Rechnung. Genauer: in dem einen Satz, der sagt, bis wann gezahlt werden soll.
Ohne Zahlungsziel ist sofort fällig – hilft aber niemandem
Steht auf der Rechnung nichts, ist die Forderung grundsätzlich sofort fällig. Rechtlich stehst du damit sogar gut da.
Praktisch ist es die schlechteste Variante. Dein Kunde weiß nicht, worauf er sich einstellen soll, die Buchhaltung hat keine Zahl, nach der sie sortieren kann, und du hast keinen Zeitpunkt, ab dem du dich guten Gewissens melden kannst. Ein Zahlungsziel ist kein Entgegenkommen, es ist eine Ansage.
Konkretes Datum schlägt Anzahl der Tage
„Zahlbar innerhalb von 14 Tagen" ist üblich – und schwächer, als es aussieht. Ab wann? Ab Rechnungsdatum, ab Erhalt, ab Freigabe? Diese Unschärfe kostet dich in der Praxis eine Woche.
Besser:
Zahlbar ohne Abzug bis zum 31.08.2026.
Ein Datum kann man nicht auslegen. Es steht im Kalender, und es steht in der Buchhaltungssoftware des Kunden als Fälligkeit drin.
Sinnvoll ist beides zusammen: „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen, also bis zum 31.08.2026."
Der Satz auf der Rechnung entscheidet, wann Verzug eintritt
Welche Frist ist richtig?
- 7 Tage bei kleinen Beträgen und Privatkunden. Kurz genug, dass es nicht untergeht.
- 14 Tage ist der Normalfall im Geschäftsverkehr und das, was die meisten erwarten.
- 30 Tage nur, wenn der Kunde es verlangt oder es die Branche so vorsieht. Du finanzierst damit einen Monat lang seinen Betrieb.
Wer lange Fristen einräumt, um freundlich zu wirken, verschiebt nur den Moment, an dem er anfängt, dem Geld hinterherzulaufen.
Der Hinweis, den Privatkunden bekommen müssen
Bei Verbrauchern gilt eine Besonderheit: Der automatische Verzug 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung tritt nur ein, wenn du in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen hast. Fehlt der Hinweis, brauchst du zwingend eine Mahnung, bevor Zinsen oder Kosten überhaupt in Frage kommen.
Ein Satz genügt:
Bitte beachten Sie: Sie kommen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung in Verzug, ohne dass es einer Mahnung bedarf.
Bei Geschäftskunden ist dieser Zusatz nicht nötig.
Skonto: nur wenn du es dir leisten kannst
„2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen" wirkt, weil der Kunde etwas gewinnt statt etwas zu vermeiden. Bei größeren Beträgen ist es das beste Mittel gegen späte Zahlungen, das ohne Druck auskommt.
Rechne es aber einmal aus: 2 Prozent für sieben statt dreißig Tage sind aufs Jahr gerechnet ein sehr teurer Kredit. Für einen Handwerksbetrieb, der auf Liquidität angewiesen ist, kann sich das trotzdem lohnen. Für einen, der ohnehin pünktlich bezahlt wird, ist es geschenktes Geld.
Wenn du Skonto anbietest, formuliere beide Beträge aus – Skontobetrag und Zahlbetrag. Sonst rechnet der Kunde falsch, und ihr streitet über 12,45 Euro.
Und die Bankverbindung nicht vergessen
Klingt banal, ist aber der häufigste Grund für eine liegengebliebene Zahlung: Wer erst suchen muss, wohin er überweisen soll, verschiebt es auf morgen. Das gilt für die Rechnung genauso wie für jede spätere Erinnerung – siehe Zahlungserinnerung schreiben.
Dieser Beitrag gibt allgemeine Hinweise und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Welche Angaben deine Rechnungen enthalten müssen, hängt von deiner Situation ab; dazu berät dein Steuerberater.