Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:
[Name bzw. Firma – noch einzutragen]
[Straße und Hausnummer – noch einzutragen]
[PLZ – noch einzutragen] [Ort – noch einzutragen]
[Land – noch einzutragen]
E-Mail: [E-Mail-Adresse – noch einzutragen]

Kontodaten. Bei der Registrierung: Name, E-Mail-Adresse, optional der Firmenname sowie ein Passwort. Das Passwort wird ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert und ist für uns nicht lesbar.

Von Ihnen eingestellte Rechnungs- und Kundendaten. Hochgeladene Rechnungs-PDFs und die daraus gelesenen Angaben: Name und Anschrift Ihrer Kundinnen und Kunden, deren E-Mail-Adresse und Ansprechpartner, Rechnungsnummer, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum sowie Beträge. Diese Daten betreffen überwiegend Dritte; Sie bleiben für deren Rechtmäßigkeit verantwortlich (siehe Abschnitt 7).

Versandprotokolle. Zu jeder gesendeten Zahlungserinnerung und Mahnung speichern wir Empfänger, Absender, Betreff, Text, Zeitpunkt und Ergebnis der Übergabe an den Mailserver.

Server-Logdaten. Beim Aufruf der Seiten fallen beim Hosting-Anbieter technische Protokolldaten an (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, User-Agent).

Zugangsschutz. Zur Begrenzung missbräuchlicher Anfragen speichern wir zu Anmelde-, Registrierungs-, Upload- und Passwortvorgängen kurzzeitig einen Zähler je IP-Adresse.

Die Verarbeitung der Konto-, Rechnungs- und Kundendaten erfolgt zur Erfüllung des Nutzungsvertrags mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Server-Logdaten und Zugangsschutz verarbeiten wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses am sicheren und störungsfreien Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir setzen ein einziges Cookie: ic_session. Es hält Ihre Anmeldung aufrecht, ist technisch erforderlich und wird ohne Einwilligung gesetzt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Tracking, Reichweitenmessung und Werbe-Cookies setzen wir nicht ein. Ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich.

Wir setzen die folgenden Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten:

• Vercel Inc. – Betrieb und Auslieferung der Anwendung (Hosting, Server-Logs). Verarbeitungsort: USA (Region Washington, D.C.).
• Railway Corp. – Datenbank: Konto-, Kunden- und Rechnungsdaten sowie hochgeladene Rechnungs-PDFs. Verarbeitungsort: Niederlande (Amsterdam), EU.
• Brevo (Sendinblue SAS) – Versand der Zahlungserinnerungen und Mahnungen sowie von Konto-E-Mails. Verarbeitungsort: Frankreich, EU.

Bei den oben mit einem Verarbeitungsort außerhalb der EU/des EWR genannten Diensten werden Daten in ein Drittland übermittelt. Grundlage sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, die Bestandteil des jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrags sind.

Hochgeladene Rechnungen werden ausschließlich innerhalb der Anwendung ausgewertet. Der Inhalt wird an keinen externen KI-Dienst übermittelt.

Konto-, Kunden- und Rechnungsdaten speichern wir, solange Ihr Konto besteht. Löschen Sie eine Rechnung, werden der Datensatz, die zugehörigen Mahnungen und die hochgeladene PDF-Datei entfernt. Nach Löschung Ihres Kontos werden die zugehörigen Daten gelöscht.

Versandprotokolle bewahren wir auf, solange sie als Nachweis über den Mahnverlauf benötigt werden. Zähler des Zugangsschutzes werden automatisiert entfernt. Server-Logdaten löscht der Hosting-Anbieter nach dessen Fristen.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten – etwa aus Handels- und Steuerrecht – bleiben unberührt.

Für die Daten, die Sie über Ihre Kundinnen und Kunden in die Anwendung einstellen, sind Sie verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich weisungsgebunden für Sie. Für den Einsatz in einem Unternehmen ist deshalb ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO erforderlich; wenden Sie sich dazu an die oben genannte Adresse.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Unabhängig davon können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, etwa bei der Behörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts.

Die Angabe von Name, E-Mail-Adresse und Passwort ist erforderlich, um ein Konto anzulegen. Ohne diese Angaben ist eine Nutzung nicht möglich. Alle weiteren Angaben sind freiwillig.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Zahlungserinnerungen und Mahnungen werden erst versendet, nachdem Sie die ausgelesenen Rechnungsdaten geprüft und bestätigt haben.