Du gehst deine offenen Posten durch und findest eine Rechnung aus 2023. Der Kunde hat nie bezahlt, du hast es irgendwann liegen lassen, und jetzt fragst du dich: ist das noch einzutreiben, oder ist der Zug abgefahren?
Kurze Antwort: wenn die Forderung 2023 entstanden ist und du seither nichts unternommen hast, das die Verjährung stoppt, verjährt sie zum 31.12.2026 – also in wenigen Monaten. Danach kann der Kunde die Zahlung verweigern, und du hast rechtlich keine Handhabe mehr. Es sei denn, du handelst jetzt.
Wann verjährt eine Rechnung?
Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB). Sie beginnt aber nicht am Tag der Rechnungsstellung, sondern erst mit dem Schluss des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und du von den Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis hattest (§ 199 Abs. 1 BGB).
Das heißt konkret: eine Rechnung, die du im März, im August oder im Dezember 2023 gestellt hast, verjährt am selben Tag – dem 31.12.2026, 24 Uhr. Das Jahr der Rechnungsstellung zählt komplett mit, egal an welchem Tag sie ausgestellt wurde.
Für Handwerker und Selbstständige heißt das: jede unbezahlte Rechnung aus 2023 braucht jetzt, im letzten Quartal 2026, eine Entscheidung. Liegen liegen lassen ist ab hier die teuerste Option.
Ein Beispiel mit echten Zahlen
Du hast am 15. März 2023 eine Rechnung über 3.200 € netto gestellt, Zahlungsziel 14 Tage, also fällig am 29.03.2023. Der Kunde hat nie gezahlt, du hast nach zwei Erinnerungen aufgegeben.
- Forderung entstanden: 2023
- Verjährungsbeginn: 31.12.2023 (Schluss des Jahres)
- Verjährungsende: 31.12.2026
Verzugszinsen stehen dir seit dem 30.03.2023 zu, bei einem B2B-Geschäft 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB). Der Basiszinssatz liegt aktuell, ab 01.07.2026, bei 1,52 % (Stand: 29.09.2026, Bekanntmachung im Bundesanzeiger). Er hat sich seit 2023 mehrfach geändert, daher rechnest du die Zinsen für jeden Zeitraum mit dem damals geltenden Satz – ein Steuerberater oder Zinsrechner macht das in Minuten. Zusätzlich steht dir die Pauschale von 40 € zu (§ 288 Abs. 5 BGB), einmalig, unabhängig von der Rechnungshöhe.
Diese Zinsen und die Pauschale kannst du im gerichtlichen Mahnverfahren mit geltend machen – aber nur, wenn die Hauptforderung selbst noch nicht verjährt ist.
Was die Verjährung stoppt – und was nicht
Das ist der Punkt, an dem die meisten sich verschätzen: eine einfache Mahnung oder Zahlungserinnerung stoppt die Verjährung nicht. Auch nicht die dritte oder vierte. Du kannst zehn Mahnungen schreiben, die Uhr läuft trotzdem weiter Richtung 31.12.2026.
Was wirklich wirkt, ist eines von zwei Dingen:
Hemmung nach § 204 BGB. Dazu zählen die Zustellung eines gerichtlichen Mahnbescheids, eine Klageerhebung, oder die Anmeldung der Forderung im Insolvenzverfahren des Schuldners. Solange diese Verfahren laufen, läuft die Verjährungsfrist nicht weiter – sie ist angehalten, nicht beendet. Für den einfachen Fall reicht in der Praxis das gerichtliche Mahnverfahren, das ist der Standardweg. Details zum Ablauf und den Kosten findest du in unserem Artikel zum gerichtlichen Mahnverfahren.
Neubeginn nach § 212 BGB. Wenn der Schuldner die Forderung anerkennt – zum Beispiel durch eine Teilzahlung, eine Ratenzahlung, eine schriftliche Bestätigung "ja, ich schulde Ihnen das noch" – beginnt die dreijährige Frist komplett neu zu laufen. Ab dem Tag des Anerkenntnisses hast du wieder drei volle Jahre.
Der Neubeginn durch Anerkenntnis ist oft der schnellere und günstigere Weg, wenn der Kontakt zum Kunden noch besteht. Ein Anruf oder eine E-Mail, in der der Kunde die Schuld auch nur beiläufig bestätigt ("wird bezahlt, aber gerade ist es knapp"), reicht rechtlich als Anerkenntnis. Halte das schriftlich fest oder bitte um eine kurze schriftliche Bestätigung.
Muster – Bitte um Zahlungsbestätigung
Sehr geehrte/r [Name],
zu unserer Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] € ist bislang keine Zahlung bei uns eingegangen. Bitte bestätigen Sie uns schriftlich, dass die Forderung besteht, und teilen Sie uns mit, bis wann Sie ausgleichen können.
Sollte eine Zahlung bereits erfolgt sein, senden Sie uns bitte einen Nachweis.
Mit freundlichen Grüßen [Name/Firma]
Wenn du darauf eine Antwort bekommst, in der der Kunde die Forderung nicht bestreitet, hast du in der Regel ein wirksames Anerkenntnis und die Frist läuft neu. Bestreitet er, oder antwortet er gar nicht, bleibt dir nur der gerichtliche Weg vor dem 31.12.2026.
Für die Formulierung der letzten schriftlichen Aufforderung vor diesem Schritt hilft dir unser Artikel zur letzten Mahnung. Und wenn du die komplette Kette – Erinnerung, erste und zweite Mahnung – noch nicht sauber dokumentiert hast, erstellst du sie in wenigen Minuten mit dem Mahnung-Tool, das die Fristen und Formulierungen für dich zusammenstellt.
Der gerichtliche Weg, wenn die Zeit knapp wird
Reagiert der Kunde nicht, und der Jahreswechsel rückt näher, ist der gerichtliche Mahnbescheid der sichere Weg, die Verjährung noch rechtzeitig zu stoppen. Entscheidend ist nicht, wann du den Antrag stellst, sondern wann er dem Schuldner zugestellt wird (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB) – plane deshalb mit Puffer und reiche den Antrag nicht erst am 20. Dezember ein. Die Bearbeitung beim Mahngericht dauert erfahrungsgemäß ein bis drei Wochen, in der Weihnachtszeit eher länger.
Der Antrag kostet je nach Forderungshöhe eine gestaffelte Gerichtsgebühr, die du bei erfolgreichem Verfahren dem Schuldner in Rechnung stellen kannst. Den genauen Ablauf, die Kosten und was nach der Zustellung passiert, erklärt der Artikel zum gerichtlichen Mahnverfahren im Detail.
Welches Jahr zählt – Rechnungsdatum oder Leistungsdatum?
Für den Fristbeginn zählt nicht das Rechnungsdatum, sondern wann die Forderung entstanden ist – also in der Regel, wann deine Leistung abgeschlossen und fällig war (§ 199 Abs. 1 Nr. 1 BGB). Bei den meisten Handwerker- und Dienstleistungsrechnungen fallen Leistungsende und Rechnungsdatum eng zusammen, das ist in der Praxis meist kein Streitpunkt.
Anders sieht es aus, wenn du die Leistung Ende 2023 erbracht, aber die Rechnung erst Anfang 2024 gestellt hast. Dann zählt für den Fristbeginn das Jahr der Leistungserbringung, nicht das Rechnungsjahr – die Forderung ist dann schon 2023 entstanden und verjährt trotzdem zum 31.12.2026. Prüfe bei Grenzfällen dein Leistungsdatum, nicht nur das Rechnungsdatum im Kopf des Dokuments.
Bei Werkverträgen (§ 631 BGB) – also den meisten Handwerkerleistungen – entsteht der Vergütungsanspruch mit der Abnahme, nicht mit Vertragsschluss. Wenn die Abnahme erst 2024 stattfand, obwohl die Arbeiten 2023 fertig waren, verschiebt sich der Fristbeginn entsprechend auf 2024 und die Verjährung erst auf Ende 2027. Im Zweifel dokumentierst du das Abnahmedatum, es entscheidet.
Wenn der Kunde insolvent ist
Bei einer bereits eröffneten Insolvenz des Schuldners gilt ein eigener Weg: die Anmeldung der Forderung zur Insolvenztabelle hemmt die Verjährung (§ 204 Abs. 1 Nr. 10 BGB), ein gerichtlicher Mahnbescheid gegen den Insolvenzschuldner läuft dagegen ins Leere, sobald das Verfahren eröffnet ist. Wie die Anmeldung funktioniert und welche Fristen der Insolvenzverwalter dir setzt, steht im Artikel Kunde insolvent: Rechnung zur Insolvenztabelle anmelden.
Mehrere offene Rechnungen beim selben Kunden
Hast du mehrere unbezahlte Rechnungen beim selben Kunden aus unterschiedlichen Jahren, verjährt jede für sich zu ihrem eigenen Stichtag – eine Rechnung aus März 2023 verjährt zum 31.12.2026, eine aus Januar 2024 erst zum 31.12.2027. Ein Anerkenntnis oder ein Mahnbescheid muss sich eindeutig auf die konkrete Rechnungsnummer beziehen, sonst hilft er dir bei der anderen Forderung nicht. Führe deshalb pro Rechnung eine eigene Frist, nicht eine gemeinsame für den Kunden.
Was du diese Woche tust
Geh deine offenen Posten aus 2023 durch, sortiert nach Rechnungsdatum. Für jede offene Rechnung: entweder ein Anerkenntnis einholen (Anruf, E-Mail, Teilzahlung anfragen) oder den Mahnbescheid vorbereiten. Warte nicht bis November – die Zustellung braucht Zeit, und ohne Zustellung vor dem 31.12.2026 ist die Forderung weg.
Häufige Fragen
Reicht eine E-Mail-Mahnung, um die Verjährung zu stoppen? Nein. Eine Mahnung oder Zahlungserinnerung – auch die letzte – hemmt die Verjährung nicht. Nur ein gerichtlicher Mahnbescheid, eine Klage oder ein Anerkenntnis des Schuldners wirken.
Was zählt als Anerkenntnis im Sinne von § 212 BGB? Jede Handlung, aus der sich ergibt, dass der Schuldner die Forderung als bestehend akzeptiert: eine Teilzahlung, eine Ratenzahlungsbitte, eine schriftliche Bestätigung. Ein reines Schweigen auf deine Mahnung zählt nicht.
Was passiert, wenn ich die Frist verpasse? Der Schuldner kann sich auf Verjährung berufen (Einrede der Verjährung) und muss dann nicht mehr zahlen. Die Forderung besteht rechtlich zwar noch, ist aber nicht mehr durchsetzbar – zahlt er freiwillig, darfst du das Geld behalten, einklagen kannst du es aber nicht mehr.
Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Im Zweifel hilft ein Anwalt oder die Handwerkskammer.