Zwei Mahnungen sind raus, dein Kunde meldet sich trotzdem nicht. Jetzt stellt sich die Frage, mit der die meisten zu lange warten: Lohnt sich ein Inkassobüro, oder wirfst du nur gutes Geld dem schlechten nach?
Kurz: Ein Inkassobüro lohnt sich, wenn die Forderung unbestritten und belegbar ist und dein Kunde nur nicht zahlen will, nicht wenn er nicht zahlen kann oder die Rechnung inhaltlich strittig ist. Und die Kosten, die du deinem Kunden am Ende in Rechnung stellen kannst, sind gesetzlich gedeckelt – nicht frei verhandelbar mit dem Inkassobüro.
Was ein Inkassobüro überhaupt darf
Ein Inkassobüro ist kein Gerichtsvollzieher. Es darf mahnen, verhandeln, Ratenzahlungen anbieten und Druck über Schufa-Meldungen aufbauen (wenn vertraglich vereinbart), aber nichts pfänden und niemanden zwingen. Es ist im Grunde ein professionelleres, konsequenteres „Wir schreiben weiter, bis du zahlst oder reagierst" als deine eigene dritte Mahnung.
Das ist genau der Punkt, an dem es etwas bringt: bei Kunden, die aus Bequemlichkeit, Chaos oder Taktik zahlen, aber Geld haben. Bei einem insolventen oder untergetauchten Schuldner bringt auch das beste Inkassobüro nichts – dann bist du eher bei gerichtlichem Mahnverfahren oder, wenn ein Insolvenzverfahren läuft, bei der Forderungsanmeldung zur Insolvenztabelle.
Die drei Fragen vor der Beauftragung
Ist die Forderung unstrittig? Wenn dein Kunde schon geschrieben hat, die Leistung sei mangelhaft oder die Rechnung falsch, ist das kein Fall für Inkasso. Ein Inkassobüro zieht nur ein, was feststeht; bei Streit landest du sowieso vor Gericht, und dann hast du nur zusätzlich Inkassokosten produziert, die du am Ende selbst trägst.
Kann der Kunde überhaupt zahlen? Ein Betrieb mit laufendem Geschäft, ja. Eine bereits gelöschte GmbH oder ein erkennbar zahlungsunfähiger Schuldner, nein. Ein kurzer Blick ins Handelsregister oder eine Suche, ob schon ein Insolvenzverfahren läuft, spart dir die Inkassogebühr.
Steht der Aufwand im Verhältnis zur Forderung? Bei 150 Euro lohnt sich meist nur die eigene letzte Mahnung mit klarer Frist. Bei 2.000 Euro und mehr zahlt sich ein Inkassobüro oder der direkte Weg zum Mahnbescheid eher aus.
Was es kostet – und wer das zahlt
Hier liegt der Punkt, den viele falsch verstehen. Inkassobüros werben oft damit, dass „der Schuldner die Kosten trägt". Das stimmt nur begrenzt.
Nach § 13e RDG kannst du als Gläubiger die Kosten, die dir ein Inkassodienstleister berechnet, von deinem Schuldner nur bis zur Höhe der Vergütung ersetzt verlangen, die einem Rechtsanwalt für die gleiche Tätigkeit nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz zustehen würde. Das ist die Geschäftsgebühr aus Nr. 2300/2302 der RVG-Anlage 1, berechnet nach dem Streitwert deiner Forderung.
Praktisch heißt das: Verlangt das Inkassobüro von deinem Kunden mehr, als ein Anwalt für diesen Streitwert verlangen dürfte, bleibt die Differenz bei dir hängen, wenn der Kunde sich wehrt oder einfach nicht zahlt. Seriöse Inkassobüros rechnen das ein und berechnen dir selbst meist eine Erfolgsprovision (häufig 15–30 % der eingezogenen Summe), nicht den vollen Betrag unabhängig vom Erfolg.
Zusätzlich zur eigentlichen Forderung kannst du bei einem Unternehmer als Schuldner die 40-Euro-Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB und Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz verlangen (§ 288 Abs. 2 BGB) – zum 1. Juli 2026 liegt der Basiszinssatz laut Bundesbank bei 1,52 %, der Verzugszinssatz für Geschäftskunden also bei 10,52 % pro Jahr.
Beispiel: Rechnung über 3.500 Euro netto, fällig seit 45 Tagen, Schuldner ist eine GmbH. Verzugszinsen bei 10,52 % p. a.: 3.500 € × 10,52 % × 45/365 ≈ 45,40 Euro. Dazu die 40-Euro-Pauschale. Die Geschäftsgebühr für ein Inkassobüro bei diesem Streitwert liegt nach RVG-Tabelle bei einer 1,0-fachen Gebühr von ca. 303 Euro plus Auslagenpauschale und Mehrwertsteuer – das ist die Obergrenze, die du vom Schuldner zusätzlich verlangen kannst, nicht ein vom Inkassobüro frei festgelegter Betrag.
Wenn sich Inkasso NICHT lohnt
Nimm eine offene Rechnung über 180 Euro. Die Geschäftsgebühr für ein Inkassobüro läge bei diesem Streitwert bei einer 1,0-fachen Gebühr von rund 45 Euro plus Auslagen – das ist die Obergrenze, die der Schuldner tragen muss, wenn er zahlt. Zahlt er nicht, bleibt diese Gebühr häufig an dir hängen, weil Inkassobüros ihre eigene Provision unabhängig vom Erfolg der Erstattung berechnen.
Bei so kleinen Beträgen ist der Aufwand – Unterlagen zusammenstellen, Vollmacht erteilen, auf Rückmeldung warten – oft größer als das, was am Ende netto bei dir ankommt. Eine klare letzte Mahnung mit Fristsetzung und direktem Übergang zum Mahnbescheid ist hier meist der günstigere Weg, weil die Gerichtsgebühr beim Mahnverfahren schon ab 38 Euro beginnt und zu 100 % beim Schuldner landet, wenn du gewinnst.
Anders bei einer Forderung über 3.000 Euro oder mehr: Dort rechtfertigt der Betrag den Aufwand, und die Erfolgsprovision des Inkassobüros bleibt überschaubar im Verhältnis zur Summe, die sonst komplett verloren wäre.
Die Schufa-Keule – was wirklich dahintersteht
Viele Inkassobriefe drohen mit einer Schufa-Meldung, um Druck aufzubauen. Das funktioniert bei Verbrauchern, weil ein negativer Schufa-Eintrag echte Folgen hat – schwerere Kreditvergabe, schlechtere Vertragskonditionen.
Wichtig zu wissen, bevor du diese Drohung selbst einsetzt oder sie bei einem Inkassobüro beauftragst: Eine Meldung an die Schufa ist nur zulässig, wenn die Forderung unbestritten ist, der Schuldner zuvor gemahnt wurde und mindestens vier Wochen seit der Mahnung verstrichen sind. Bei B2B-Forderungen zwischen Unternehmern greift dieser Hebel ohnehin seltener, weil Geschäftskunden meist nicht über die private Schufa, sondern über Creditreform oder vergleichbare Wirtschaftsauskunfteien laufen – frag das Inkassobüro konkret, mit welcher Auskunftei es arbeitet, bevor du dir davon zu viel versprichst.
Wie du ein seriöses Inkassobüro erkennst
Jedes Inkassounternehmen, das in Deutschland tätig werden darf, muss im öffentlichen Rechtsdienstleistungsregister des Bundesamts für Justiz eingetragen sein. Die Prüfung dauert eine Minute: Name und Adresse des Unternehmens eingeben, Eintrag und Registrierungsumfang vergleichen.
Fehlt der Eintrag oder stimmen Adresse und Ansprechpartner nicht zusammen, ist Vorsicht angesagt – das ist eines der häufigsten Muster bei unseriösen Anbietern, die selbst mit Fake-Mahnungen Druck auf Schuldner anderer Leute machen.
Wenn du selbst eine Forderung übergibst statt eine zu bekommen, frag zusätzlich nach: Wie wird abgerechnet (Erfolgsprovision vs. feste Gebühr unabhängig vom Ergebnis)? Was passiert, wenn der Schuldner nicht reagiert – geht der Fall automatisch ins gerichtliche Mahnverfahren über, oder bleibt er liegen? Seriöse Anbieter beantworten das ohne Umwege.
Bevor du das Inkassobüro einschaltest
Ein letzter, sachlicher Anruf oder eine Zahlungserinnerung mit konkreter Frist löst erstaunlich viele Fälle, bevor überhaupt ein Dritter eingeschaltet werden muss – ohne zusätzliche Kosten für beide Seiten. Wenn du lieber direkt eine rechtssichere, fristgebundene Mahnung aufsetzt, geht das über /mahnung-erstellen in wenigen Minuten, mit automatisch berechneten Verzugszinsen.
Erst wenn das nichts bringt und die Forderung unstrittig, belegbar und beim Kunden auch eintreibbar ist, ist das Inkassobüro der nächste sinnvolle Schritt – und bei größeren, klar belegten Summen ist der direkte Weg über das gerichtliche Mahnverfahren oft schneller und günstiger, weil du dir die Inkassogebühr komplett sparst und direkt einen vollstreckbaren Titel bekommst.
Für die laufende Mahnung dazwischen hilft /mahnung-erstellen, damit Fristen und Zinsen von Anfang an korrekt stehen und du im Zweifel auch vor Gericht nachweisen kannst, wann und wie gemahnt wurde.
Häufige Fragen
Muss ich dem Kunden vorher ankündigen, dass ich ein Inkassobüro einschalte? Rechtlich nicht zwingend, aber sinnvoll. Eine letzte Mahnung mit dem Hinweis, dass bei Fristablauf ein Inkassobüro oder das gerichtliche Mahnverfahren folgt, gibt dem Kunden eine letzte Chance und stärkt deine Position, falls es doch vor Gericht geht.
Kann das Inkassobüro mehr verlangen, wenn es im Vertrag mit mir so vereinbart ist? Zwischen dir und dem Inkassobüro ja, das ist eure private Vereinbarung. Was du davon an deinen Schuldner weiterreichen kannst, bleibt trotzdem durch § 13e RDG auf die RVG-Geschäftsgebühr begrenzt. Die Differenz zahlst du selbst.
Was, wenn der Schuldner auch nach Inkasso nicht reagiert? Dann bleibt nur das gerichtliche Mahnverfahren oder die Klage. Ein gutes Inkassobüro sagt dir das vorher und bietet an, den Fall nahtlos in den Mahnbescheid zu überführen, statt die Akte einfach liegen zu lassen.
Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Im Zweifel hilft ein Anwalt oder die Handwerkskammer.